Algemene voorwaarden

Versie van 7 augustus 2026

Deze algemene voorwaarden gelden voor elke offerte, elke opdracht en elke overeenkomst tussen TenderTrust Consultancy Comm. V. en haar klant. Zij vormen samen met de opdrachtbevestiging of de ondertekende overeenkomst het volledige akkoord tussen partijen.

Artikel 1. Begrippen

In deze voorwaarden wordt verstaan onder TenderTrust: TenderTrust Consultancy Comm. V. Onder de klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die met TenderTrust een overeenkomst sluit. Onder de opdracht: het geheel van werkzaamheden dat TenderTrust voor de klant uitvoert. Onder het dossier: het inschrijvingsdossier of offertedossier dat wordt opgesteld met het oog op een overheidsopdracht. Onder de aanbestedende overheid: de overheid of instelling die de opdracht in de markt plaatst.

Artikel 2. Toepassing en voorrang

2.1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op elke rechtsverhouding tussen TenderTrust en de klant, ook wanneer daar niet uitdrukkelijk naar wordt verwezen. Door een offerte te aanvaarden, een opdracht te bevestigen of een dienst af te nemen, aanvaardt de klant deze voorwaarden.

2.2. De eigen aankoopvoorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij TenderTrust ze schriftelijk en uitdrukkelijk heeft aanvaard. Het loutere stilzwijgen van TenderTrust geldt nooit als aanvaarding.

2.3. Wijkt een schriftelijke overeenkomst tussen partijen af van deze voorwaarden, dan heeft die overeenkomst voorrang, maar uitsluitend op de punten die zij uitdrukkelijk regelt. Voor al het overige blijven deze voorwaarden onverkort gelden.

Artikel 3. Offertes en totstandkoming

3.1. Offertes zijn vrijblijvend en geldig gedurende dertig kalenderdagen, tenzij anders vermeld. Prijsopgaven op de website of in commerciële documentatie zijn indicatief en binden TenderTrust niet.

3.2. De overeenkomst komt tot stand door de schriftelijke aanvaarding van de offerte, door een ondertekende overeenkomst, of door de feitelijke aanvang van de werkzaamheden met medeweten van de klant.

3.3. TenderTrust mag een opdracht weigeren zonder daarvoor een reden op te geven en zonder tot enige vergoeding gehouden te zijn. Wordt een opdracht aangeleverd minder dan tien werkdagen vóór de uiterste indieningsdatum, dan geldt zij als geweigerd, tenzij TenderTrust ze uitdrukkelijk aanvaardt. De reden is eenvoudig: onder die termijn kan de vereiste kwaliteit niet worden gewaarborgd.

Artikel 4. Aard van de verbintenis

4.1. Alle verbintenissen van TenderTrust zijn inspanningsverbintenissen. TenderTrust voert de opdracht uit met de zorgvuldigheid die van een normaal bekwaam en zorgvuldig vakgenoot mag worden verwacht.

4.2. TenderTrust waarborgt op geen enkele wijze dat een offerte wordt geselecteerd, regelmatig wordt bevonden of gegund. De klant kan geen vergoeding vorderen omdat een opdracht niet werd gegund, omdat de offerte werd geweerd, of omdat de aanbestedende overheid de procedure stopzet, wijzigt of herbegint.

4.3. De uiteindelijke inhoudelijke en commerciële beslissingen — en in het bijzonder de prijszetting — blijven steeds bij de klant. TenderTrust adviseert; de klant beslist en dient in eigen naam en voor eigen rekening in.

Artikel 5. Marktopvolging

5.1. Werd dit tussen partijen schriftelijk overeengekomen, dan volgt TenderTrust publicaties van overheidsopdrachten op die relevant kunnen zijn voor de klant, onder meer in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie, en signaleert zij wat zij nuttig acht.

5.2. Ook deze marktopvolging is uitdrukkelijk een inspanningsverbintenis. Publicaties worden verspreid over verschillende platformen, met wisselende classificaties, zoektermen, omschrijvingen en publicatiemomenten, en databanken zijn niet steeds volledig, actueel of doorzoekbaar. Het is daardoor niet mogelijk te waarborgen dat elke relevante publicatie wordt opgemerkt.

5.3. TenderTrust is dan ook niet aansprakelijk wanneer een publicatie niet, niet tijdig of niet als relevant wordt opgemerkt, noch voor de gevolgen daarvan, waaronder een gemiste deelnamekans, omzetverlies of winstderving. De klant blijft steeds zelf verantwoordelijk voor de opvolging van zijn markt en beslist zelf voor welke opdrachten hij wenst in te schrijven.

Artikel 6. Medewerking van de klant

6.1. De kwaliteit van een dossier hangt rechtstreeks af van wat de klant aanlevert. De klant bezorgt tijdig, volledig en in bruikbare vorm alle informatie en documenten die voor de opdracht nodig zijn. Ter illustratie, zonder volledig te zijn: technische fiches, vergunningen en erkenningen, referentiebrieven, jaarrekeningen of omzetverklaringen, attesten en uittreksels uit het strafregister, en volmachten.

6.2. De klant staat in voor de juistheid, de volledigheid en de rechtmatigheid van alles wat hij aanlevert. TenderTrust moet die stukken niet inhoudelijk verifiëren en is niet aansprakelijk voor de gevolgen van onjuiste, onvolledige of laattijdige informatie.

6.3. Levert de klant laattijdig of onvolledig aan, dan schuiven de afgesproken termijnen mee op en kan TenderTrust niet worden aangesproken voor een laattijdige of onvolledige indiening. De reeds gepresteerde uren blijven in dat geval verschuldigd.

6.4. De klant duidt één aanspreekpunt aan dat bevoegd is om beslissingen te nemen en binnen een redelijke termijn te antwoorden.

Artikel 7. Indiening

7.1. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, gebeurt de eigenlijke indiening bij de aanbestedende overheid door de klant zelf, in eigen naam, met zijn eigen toegangsgegevens en met zijn eigen elektronische handtekening.

7.2. Draagt TenderTrust bij uitzondering wel zorg voor de indiening, dan gebeurt dat op basis van de door de klant goedgekeurde stukken en na diens uitdrukkelijke schriftelijke akkoord. TenderTrust is niet aansprakelijk voor storingen, onbeschikbaarheid of traagheid van de elektronische platformen van de overheid, noch voor de gevolgen daarvan.

7.3. De klant verbindt zich ertoe het dossier tijdig na te lezen en zijn goedkeuring te geven. Die goedkeuring dekt de inhoud van het dossier.

Artikel 8. Wijzigingen en meerwerk

8.1. Wijzigt de klant zijn vraag, breidt de aanbestedende overheid het bestek uit, of blijkt de opdracht aanzienlijk complexer dan bij aanvang redelijkerwijs kon worden ingeschat, dan wordt het bijkomende werk aangerekend tegen het geldende uurtarief.

8.2. TenderTrust verwittigt de klant zodra zij vaststelt dat meerwerk zich opdringt, en voert dat meerwerk pas uit na diens akkoord. Wordt binnen een redelijke termijn niet geantwoord terwijl de indieningstermijn dat vereist, dan mag TenderTrust de opdracht opschorten.

Artikel 9. Tarieven en kosten

9.1. De werkzaamheden worden aangerekend per gepresteerd uur tegen het overeengekomen uurtarief, exclusief btw. De tijd wordt geregistreerd en op een prestatieblad bij de factuur gevoegd.

9.2. In het uurtarief zijn begrepen: gewone kantoorbenodigdheden, printwerk voor eigen gebruik, en gebruikelijke communicatiekosten.

9.3. Daarnaast worden aangerekend: verplaatsingen met de wagen tegen het overeengekomen kilometertarief, gerekend vanaf de zetel van TenderTrust tot de bestemming en terug; parkeerkosten; uitzonderlijk printwerk op vraag van de klant; koerierdiensten; aangetekende zendingen; en kosten die door de aanbestedende overheid worden opgelegd. Deze kosten worden doorgerekend tegen de werkelijke prijs, gestaafd met een bewijsstuk.

9.4. TenderTrust mag haar tarieven jaarlijks aanpassen mits schriftelijke verwittiging ten minste één maand vooraf. Aanvaardt de klant de aanpassing niet, dan mag hij de overeenkomst binnen die maand schriftelijk beëindigen, zonder vergoeding en zonder afbreuk aan wat reeds werd gepresteerd.

Artikel 10. Facturatie en betaling

10.1. TenderTrust factureert tussentijds of na afronding van de opdracht, naar eigen keuze. Facturen worden elektronisch verstuurd; de klant aanvaardt dat uitdrukkelijk.

10.2. Facturen zijn betaalbaar binnen veertien kalenderdagen na factuurdatum, op het op de factuur vermelde rekeningnummer en met vermelding van de gestructureerde mededeling. Een andere termijn geldt enkel wanneer die op de factuur of in de overeenkomst staat.

10.3. Betwisting van een factuur moet gebeuren binnen acht kalenderdagen na ontvangst, per aangetekende zending of per e-mail met ontvangstbevestiging, met opgave van de precieze reden. Nadien geldt de factuur als aanvaard. Een betwisting schort de betalingsverplichting voor het onbetwiste gedeelte niet op.

10.4. Bij niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlintrest verschuldigd van 10% per jaar, te rekenen vanaf de vervaldag tot de dag van volledige betaling, alsook een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande bedrag, met een minimum van 125 euro.

10.5. Blijft een factuur onbetaald na aanmaning, dan mag TenderTrust alle lopende opdrachten opschorten tot volledige betaling, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn. Zij verwittigt de klant daar vooraf schriftelijk van. Alle andere openstaande facturen worden in dat geval onmiddellijk opeisbaar.

10.6. Is TenderTrust een bedrag verschuldigd aan de klant en betaalt zij dat niet tijdig terug, dan heeft de klant recht op een gelijkwaardige intrest en een gelijkwaardige forfaitaire vergoeding, onder dezelfde voorwaarden.

Artikel 11. De klant als consument

11.1. Is de klant een consument in de zin van artikel I.1, 2° van het Wetboek van economisch recht, dan gelden de volgende afwijkingen op artikel 10, overeenkomstig boek XIX van datzelfde wetboek.

11.2. Bij niet-betaling stuurt TenderTrust eerst een kosteloze herinnering. Intrest en schadevergoeding zijn pas verschuldigd na het verstrijken van veertien kalenderdagen te rekenen vanaf de derde werkdag na verzending van die herinnering, of vanaf de kalenderdag na de dag waarop de herinnering elektronisch werd verstuurd.

11.3. De verwijlintrest is in dat geval gelijk aan de intrestvoet bedoeld in artikel 5, tweede lid van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. De forfaitaire vergoeding bedraagt ten hoogste: 20 euro voor een saldo tot en met 150 euro; 30 euro vermeerderd met 10% van het saldo boven 150 euro voor een saldo tussen 150,01 en 500 euro; 65 euro vermeerderd met 5% van het saldo boven 500 euro voor een saldo boven 500 euro, met een maximum van 2.000 euro.

11.4. Wordt de overeenkomst uitsluitend op afstand of buiten de onderneming gesloten, dan beschikt de consument over een herroepingsrecht van veertien kalenderdagen. Vraagt hij uitdrukkelijk dat de werkzaamheden binnen die termijn aanvangen, dan is hij bij herroeping het reeds gepresteerde werk verschuldigd, in verhouding tot het geheel.

Artikel 12. Aansprakelijkheid

12.1. TenderTrust is uitsluitend aansprakelijk voor schade die het rechtstreekse gevolg is van een aan haar toerekenbare tekortkoming, en enkel voor zover de klant die tekortkoming en die schade bewijst.

12.2. De aansprakelijkheid van TenderTrust is per schadegeval beperkt tot het bedrag, exclusief btw, dat voor de betrokken opdracht werd gefactureerd. Betreft het een opdracht van langere duur, dan geldt als bovengrens het bedrag dat in de twaalf maanden vóór het schadegeval voor die opdracht werd gefactureerd.

12.3. TenderTrust is nooit aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, waaronder gemiste gunning, verlies van een kans, winstderving, omzetverlies, reputatieschade, verlies van gegevens en aanspraken van derden.

12.4. Deze beperkingen gelden niet bij bedrog, opzettelijke fout of zware fout van TenderTrust, noch bij schade aan het leven of de lichamelijke integriteit van een persoon, noch wanneer dwingend recht zich ertegen verzet.

12.5. Elke aanspraak vervalt indien zij niet binnen zes maanden na de dag waarop de klant kennis kreeg of redelijkerwijs kennis moest krijgen van de schade, schriftelijk aan TenderTrust werd gemeld.

Artikel 13. Vertrouwelijkheid

13.1. Partijen behandelen alle vertrouwelijke informatie die zij van elkaar ontvangen strikt vertrouwelijk en gebruiken die uitsluitend voor de uitvoering van de opdracht. Onder vertrouwelijke informatie wordt begrepen: bedrijfsgegevens, prijzen, calculaties, offertes, werkwijzen, klantengegevens en alle documenten waarvan het vertrouwelijke karakter redelijkerwijs mag worden vermoed.

13.2. Deze verplichting geldt niet voor informatie die publiek beschikbaar is buiten toedoen van de ontvangende partij, die zij reeds rechtmatig kende, of waarvan de bekendmaking wettelijk of gerechtelijk wordt opgelegd.

13.3. De vertrouwelijkheid blijft gelden gedurende de opdracht en gedurende drie jaar daarna.

13.4. TenderTrust mag de naam en het logo van de klant als referentie vermelden, tenzij de klant daar schriftelijk bezwaar tegen maakt. Inhoudelijke gegevens over dossiers worden daarbij nooit vermeld.

Artikel 14. Belangenconflicten

14.1. TenderTrust werkt voor meerdere klanten, mogelijk in dezelfde sector. Zij verbindt zich ertoe niet gelijktijdig te werken voor twee klanten die op eenzelfde perceel van eenzelfde overheidsopdracht inschrijven, tenzij beide klanten daar schriftelijk mee instemmen.

14.2. Stelt TenderTrust een belangenconflict vast, dan meldt zij dat onverwijld en mag zij de opdracht beëindigen. De reeds gepresteerde uren blijven verschuldigd; verdere vergoeding is niet verschuldigd.

Artikel 15. Intellectuele eigendom

15.1. Van zodra de betrokken facturen volledig betaald zijn, mag de klant het dossier en de daarin opgenomen teksten vrij gebruiken voor de betrokken overheidsopdracht en voor de uitvoering ervan.

15.2. De onderliggende werkwijzen, sjablonen, modellen, checklists en instrumenten van TenderTrust blijven haar eigendom. De klant mag ze niet verspreiden of ter beschikking stellen van derden.

15.3. Zolang de factuur niet volledig betaald is, blijven alle geleverde stukken eigendom van TenderTrust. Het gebruik ervan is in dat geval niet toegestaan.

Artikel 16. Duur en beëindiging

16.1. Elke partij mag de overeenkomst schriftelijk beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van dertig kalenderdagen. Bij een lopend dossier waarvan de indieningstermijn binnen die periode verstrijkt, blijft de opdracht lopen tot na de indiening, tenzij partijen anders overeenkomen.

16.2. Bij beëindiging blijven uitsluitend de werkelijk gepresteerde uren en de gemaakte kosten verschuldigd. Er is geen verbrekingsvergoeding verschuldigd.

16.3. Elke partij mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder rechterlijke tussenkomst beëindigen wanneer de andere partij een zware tekortkoming begaat en die niet herstelt binnen veertien dagen na schriftelijke ingebrekestelling, of wanneer die partij in staat van faillissement of gerechtelijke reorganisatie verkeert.

Artikel 17. Overmacht

17.1. Geen van beide partijen is aansprakelijk wanneer zij haar verplichtingen niet kan nakomen door een omstandigheid buiten haar wil, waaronder ziekte of ongeval van de uitvoerende persoon, langdurige uitval van internet of elektriciteit, storingen van de elektronische platformen van de overheid, cyberaanvallen, brand, natuurrampen en overheidsmaatregelen.

17.2. Duurt de overmacht langer dan dertig dagen, dan mag elke partij de overeenkomst beëindigen zonder vergoeding. De reeds gepresteerde uren blijven verschuldigd.

Artikel 18. Persoonsgegevens

18.1. Beide partijen leven de Algemene Verordening Gegevensbescherming na. Hoe TenderTrust persoonsgegevens verwerkt, staat in de privacyverklaring.

18.2. Bezorgt de klant persoonsgegevens van medewerkers, bestuurders of derden, dan staat hij ervoor in dat hij daartoe gerechtigd is en dat de betrokkenen naar behoren werden geïnformeerd.

Artikel 19. Overige bepalingen

19.1. Wordt een bepaling nietig of onafdwingbaar bevonden, dan blijven de overige bepalingen gelden en wordt de betrokken bepaling vervangen door een geldige bepaling die de bedoeling van partijen zo dicht mogelijk benadert.

19.2. Het niet onmiddellijk afdwingen van een recht houdt geen afstand van dat recht in.

19.3. De klant mag zijn rechten en verplichtingen niet overdragen zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van TenderTrust.

19.4. TenderTrust mag deze voorwaarden wijzigen. Voor lopende opdrachten gelden de voorwaarden die van kracht waren bij het sluiten van de overeenkomst.

19.5. Kennisgevingen gebeuren geldig per e-mail aan de laatst meegedeelde adressen.

Artikel 20. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

20.1. Op elke overeenkomst is uitsluitend het Belgische recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag.

20.2. Partijen verbinden zich ertoe eerst in onderling overleg naar een oplossing te zoeken. Lukt dat niet, dan behoort het geschil tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen, afdeling Gent.

20.3. Is de klant een consument, dan doet deze bepaling geen afbreuk aan zijn recht de zaak aanhangig te maken bij de rechter die de wet hem toewijst.