Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt op 20 september 2026

TenderTrust Consultancy hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en aan uw privacy. In deze verklaring leggen wij helder en volledig uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u daartegenover kunt uitoefenen.

Deze verklaring is opgesteld overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (hierna “de AVG”) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Alle vragen over deze verklaring of over de verwerking van uw gegevens kunt u richten aan bovenstaand e-mailadres.

2. Welke gegevens verwerken wij?

2.1 Bezoekers van deze website

Deze website bevat geen contactformulier, geen nieuwsbriefinschrijving en geen analyse- of trackingsoftware. Bij een bezoek aan de startpagina wordt wel een technische sessie opgezet om het aanmeldvenster en de beveiliging ervan te laten werken. Zie voor die sessiecookie ons cookiebeleid.

Onze hostingpartner houdt wel technische logbestanden bij die noodzakelijk zijn voor de werking en de beveiliging van de server. Daarin kunnen worden opgenomen: uw IP-adres, het tijdstip van uw bezoek, de opgevraagde pagina, uw browsertype en het besturingssysteem. Deze gegevens worden niet gebruikt om u te identificeren of om een profiel op te bouwen.

2.2 Wie ons per e-mail contacteert

Neemt u contact op via een van de e-mailadressen op deze website, dan verwerken wij de gegevens die u zelf in dat bericht meedeelt: doorgaans uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, de naam van uw onderneming en de inhoud van uw vraag.

2.3 Klanten en prospecten

In het kader van onze dienstverlening verwerken wij: identificatie- en contactgegevens van uw onderneming en van uw contactpersonen, ondernemings- en btw-nummers, facturatiegegevens en betalingsgegevens, en alle documenten en informatie die u ons aanlevert met het oog op het opstellen van een inschrijvingsdossier. Dat laatste kan onder meer omvatten: jaarrekeningen, referentiebrieven, vergunningen, technische fiches, verklaringen op eer en uittreksels uit het strafregister van de onderneming en van haar bestuurders.

2.4 Gebruikers van het besloten platform

Voor wie toegang heeft tot het afgeschermde gedeelte van deze website verwerken wij: naam, e-mailadres, toegewezen rol, een gehashte weergave van het wachtwoord (nooit het wachtwoord zelf), het tijdstip van de laatste aanmelding en, om veiligheidsredenen, het IP-adres, tijdstip en ingevoerde e-mailadres bij mislukte aanmeldpogingen.

Het besloten platform bevat daarnaast, volgens de toegekende rol, gegevens die nodig zijn voor de interne bedrijfsvoering en de dienstverlening, zoals klant- en contactgegevens, dossier- en contractgegevens, prestatieregistraties, factuur- en boekhoudgegevens. Een nog lopende prestatiemeter kan tijdelijk een klant- of dossierverwijzing en een werkomschrijving in de lokale opslag van de browser bewaren. Zie ook het cookiebeleid.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens en op welke grond?

Wij verwerken uw gegevens nooit voor doeleinden die onverenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor ze werden verzameld. Wij verkopen uw gegevens niet en wij stellen ze niet ter beschikking voor commerciële doeleinden van derden.

4. Aan wie geven wij uw gegevens door?

Wij delen uw gegevens uitsluitend met partijen die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening of aan wie wij wettelijk verplicht zijn ze mee te delen:

• De aanbestedende overheid bij wie uw offerte wordt ingediend, voor zover de indiening dat vereist.
• Onze hostingpartner, die de website en het besloten platform technisch mogelijk maakt.
• Onze e-maildienstverlener, voor het verzenden en ontvangen van berichten.
• Het toegangspunt voor elektronische facturatie waarlangs onze facturen via het Peppol-netwerk worden verstuurd.
• Onze boekhouder en, in voorkomend geval, onze advocaat, die elk gebonden zijn door een eigen beroepsgeheim.
• Overheidsdiensten, wanneer een wettelijke bepaling of een rechterlijke beslissing ons daartoe verplicht.

Wanneer een partij persoonsgegevens in onze opdracht verwerkt, maken wij de afspraken die de AVG daarvoor vereist, waaronder waar nodig een verwerkersovereenkomst.

5. Worden uw gegevens buiten Europa verwerkt?

De concrete verwerkingslocatie hangt af van de dienstverlener die voor de betrokken verwerking wordt gebruikt. Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, gebeurt dat alleen wanneer daarvoor een geldige doorgiftegrond en de passende waarborgen volgens hoofdstuk V AVG bestaan. U kunt hierover meer informatie vragen via info@tendertrust.be.

De publieke website laadt bovendien geen enkel onderdeel bij een externe partij. Lettertypen, afbeeldingen en stijlbestanden staan allemaal op onze eigen server. Een bezoek aan de publieke website brengt dus op geen enkel moment een verbinding tot stand met een server van een derde via die onderdelen.

6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Na afloop van deze termijnen worden uw gegevens gewist of onomkeerbaar geanonimiseerd, tenzij een lopend geschil een langere bewaring noodzakelijk maakt.

7. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen overeenkomstig artikel 32 AVG. Concreet betekent dit onder meer:

• alle verbindingen met deze website verlopen versleuteld via HTTPS;
• wachtwoorden worden nooit leesbaar bewaard, maar uitsluitend als hash opgeslagen;
• het besloten platform meldt u automatisch af na twee uur zonder activiteit;
• na vijf opeenvolgende mislukte aanmeldpogingen wordt de toegang tijdelijk geblokkeerd;
• de mappen met gegevensbestanden zijn afgeschermd voor rechtstreekse toegang van buitenaf;
• de toegang tot gegevens is beperkt tot wie ze nodig heeft voor zijn opdracht;
• gevoelige sleutels en toegangsgegevens worden versleuteld bewaard.

Doet zich niettemin een inbreuk voor die een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, dan melden wij die binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, waar de AVG dat voorschrijft, ook rechtstreeks aan u.

8. Welke rechten heeft u?

U beschikt over de volgende rechten, die u kosteloos kunt uitoefenen:

• Recht op inzage (art. 15 AVG): u kunt opvragen welke gegevens wij over u verwerken en daarvan een kopie krijgen.
• Recht op verbetering (art. 16 AVG): onjuiste of onvolledige gegevens laten rechtzetten of aanvullen.
• Recht op gegevenswissing (art. 17 AVG): uw gegevens laten verwijderen, voor zover geen wettelijke bewaarplicht of lopend geschil zich daartegen verzet.
• Recht op beperking (art. 18 AVG): de verwerking tijdelijk laten stilleggen, bijvoorbeeld terwijl de juistheid van uw gegevens wordt nagegaan.
• Recht op overdraagbaarheid (art. 20 AVG): de gegevens die u ons bezorgde ontvangen in een gangbaar, machineleesbaar formaat.
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG): bezwaar maken tegen verwerkingen die berusten op ons gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken, wanneer een verwerking op uw toestemming berust, zonder dat dit afbreuk doet aan wat daarvoor gebeurde.

Richt uw verzoek aan info@tendertrust.be. Wij antwoorden binnen één maand. Bij een complex of veelvoudig verzoek kan die termijn met twee maanden worden verlengd; wij brengen u daar dan tijdig van op de hoogte. Om te vermijden dat wij gegevens aan de verkeerde persoon meedelen, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.

9. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen beslissingen over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die voor u rechtsgevolgen hebben of u in aanmerkelijke mate treffen. Wij stellen geen profielen op.

10. Minderjarigen

Onze diensten richten zich uitsluitend tot ondernemingen en organisaties. Wij verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen. Stelt u vast dat wij toch gegevens van een minderjarige verwerken, laat het ons dan weten; wij verwijderen die dan onverwijld.

11. Klachtrecht

Meent u dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken, dan vragen wij u ons eerst te contacteren, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken. U heeft daarnaast steeds het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

U kunt zich eveneens wenden tot de bevoegde rechtbank.

12. Wijzigingen aan deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkwijze of de wetgeving daartoe aanleiding geeft. De versie die op deze pagina staat, is steeds de geldende versie. De datum bovenaan geeft aan wanneer zij voor het laatst werd bijgewerkt. Bij een ingrijpende wijziging brengen wij onze klanten daarvan actief op de hoogte.

13. Toepasselijk recht

Deze privacyverklaring wordt beheerst door het Belgische recht. Elk geschil valt onder de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen, afdeling Gent, onverminderd uw recht als betrokkene om zich tot de Gegevensbeschermingsautoriteit te wenden.